თანამედროვე შესყიდვების პროცესი სახელმძღვანელო: ცნებები და ნაბიჯები

შესყიდვების პროცესი იწყება იმ მომენტიდან, რომელსაც ორგანიზაციას სჭირდება მასალა, პროდუქტი ან მომსახურება გარედან. როგორც კი საჭიროა განსაზღვრული და ჩამოყალიბებული, მისი ფორმალიზაცია ხორციელდება. შედეგად, აუცილებელი კონკრეტული პარამეტრების განსაზღვრა განისაზღვრება. ამავდროულად, ფასების / ხარისხის ბალანსი ძალიან მნიშვნელოვანია, რადგან თუ შესყიდვის ობიექტის მახასიათებლები გადაჭარბებულია, ორგანიზაცია შეაფასებს დანაკარგებს, თუ ისინი არადამაკმაყოფილებელია, სამუშაო პროცესი არ იქნება მორგებული.

კარგად ორგანიზებული შესყიდვების აქტივობა საშუალებას გაძლევთ მუდმივად გააკონტროლონ ორგანიზაციის საჭიროებები, რათა საწყობები არ გადალახოს და ამავე დროს არ ქმნის საქონლის დეფიციტს და მომსახურება არ არის ნარჩენები.

რა არის შესყიდვების პროცესი

შესყიდვა არის ჰოლისტიკური პროცესი, რომელიც შედგება რამდენიმე ეტაპისგან. წესები, რომლის მიხედვითაც იგი ხორციელდება რეგულირდება მოქმედი კანონმდებლობით. სახელმწიფო რეგლამენტი უზრუნველყოფს პირობების არსებობას, რომლის მიხედვითაც შესაძლებელია ღია კონკურენცია და მხარეთა უფლებების დაცვა.

თანამედროვე შესყიდვების პროცესი, როგორც წესი, იწყება იმით, რომ მყიდველმა აღიაროს პროდუქტის საჭიროება და სპეციფიკაციის მომზადება.

და ბაზარზე დაფუძნებული წყაროების შერჩევის ან ტენდერის საშუალებით ხელს უწყობს სწორი პროდუქტისა და მიმწოდებლის განსაზღვრას. შესყიდვების პროცესი საკმაოდ რთული და მრავალ დონის.

როგორც წესი, ცალკე თანამშრომელი პასუხისმგებელია საწარმოში შესყიდვების ორგანიზებისა და განხორციელებისათვის. ნაკლებად საყოველთაოდ, დეპარტამენტი. მისი მუშაობის მიზანია შესყიდვების პროცესის სინქრონიზაცია საწარმოს შეცვლის საჭიროებებით და უზრუნველყოს მისი უწყვეტობა.

მიმდინარე ამოცანები, რომლებიც შესყიდვის პროცესს უნდა გადაწყვიტონ:

• საფონდო შექმნა;
• საიმედო მომწოდებლებთან კონტაქტების ძიება და დამყარება;
• კონტროლი ხარჯების გონივრულობის შესახებ.

შესყიდვების პროცესში საუკეთესო პრაქტიკა

არსებობს სამი ძირითადი შესყიდვის პრაქტიკა, რათა წარმატებით მონიტორინგი გაუწიოს საქონლის ხელმისაწვდომობას და მომსახურების გაწევას:

• მცირე შესყიდვა საჭირო მცირე batches / მოკლე დროში;
• შეძენა ერთი დიდი სურათების / დიდი ხნის განმავლობაში;
• საქონლის შეძენისა და შეკვეთის სერვისების შესწავლა, როგორც საჭიროა.

ამ შემთხვევაში, მთელი პროცესის ორგანიზების ერთ-ერთი პოპულარული სქემა შეიძლება გამოყენებულ იქნას:

1. ტრადიციული. საქონლის მარაგი შეიქმნა / ხელშეკრულება მომსახურების გაწევისთვის შედგენილია საჭირო პერიოდის განმავლობაში. იგი უზრუნველყოფს საწარმოს უზრუნველყოფას აუცილებლობას, მაგრამ იწვევს საწყობების რესურსებისა და გადატვირთვისას.
2. ინგლისურიდან მხოლოდ დროში - დროულად. მომსახურება და საქონელი, შეზღუდული რაოდენობით და გარკვეული დროით. ინვენტარი არის მინიმუმამდე ან nil.
3. ინგლისური მატერიალური მოთხოვნების დაგეგმვის საწყისი - მასალების საჭიროების დაგეგმვა. შესყიდვების მოცულობა მორგებულია საქონლისა და მომსახურების მოთხოვნაზე, იზრდება და ამცირებს მას პროპორციულად.
4. ინგლისური Lean Production - Lean წარმოება. ეს ნიშნავს, რომ ყველა ეტაპზე ხარჯების შემცირება, მასალების შეძენისთვის საქონლის წარმოებისგან.

შესყიდვების პროცესის ეტაპები

ნებისმიერი შესყიდვის პროცესი შედგება სამი მსხვილი ბლოკისგან: ორგანიზაციის საჭიროებების დამუშავების მომენტიდან, ინფორმაციის კატალოგების განახლების მომენტიდან და სავალდებულო რეგულარული სამუშაოების განახლება. გარდა ამისა, შეცდომები ყოველთვის უნდა გაანალიზდეს.

ნაბიჯი 1. საჭიროებების განსაზღვრა

ორგანიზაციის საჭიროება პროდუქტის ან მომსახურებისათვის ფორმალიზდება ოფიციალური შიდა განაცხადით, რომელიც ენიჭება უნიკალურ რიცხვს. ეს დოკუმენტი ხდება ყველა შემდგომი ქმედების სამართლებრივი საფუძველი.

ნაბიჯი 2: შერჩევა მიმწოდებელი

ყველა მიმწოდებლის შერჩევის პროცედურები ორ დიდ ჯგუფებად იყოფა: კონკურენტუნარიანი და არა კონკურენტუნარიანი.

შემდეგი კონკურენტუნარიანია:

მოთხოვნის შეთავაზებები.

მომწოდებლები თავიანთ შეთავაზებებს ანონიმურად წარუდგენენ. ის, რომელიც აკმაყოფილებს ყველა მოთხოვნას და აქვს ყველაზე დაბალი ფასი არჩეული. ამ მეთოდის საფრთხე ის არის, რომ ის არ ითვალისწინებს მიმწოდებლის გამოცდილებას, მონტაჟის ტექნიკის ხარისხს, სპეციალისტებისა და სხვა მნიშვნელოვანი ფაქტორების კვალიფიკაციას.

აუქციონი.

ეს გულისხმობს რამდენიმე ეტაპზე ვაჭრობას. განაცხადი მიდის იმას, ვინც მინიმალურ ფასს სთავაზობს. სხვა ფაქტორები არ განიხილება.

კონკურსი.

იგი ითვალისწინებს მომსახურების ხარისხს, მიმწოდებლის რეპუტაციას და ფასს. მიმწოდებელი შეირჩევა სატენდერო დოკუმენტაციის ანალიზის შედეგად სამ ეტაპად, რომელთაგან თითოეული მათგანი მონაწილეთა შერჩევა და ჩვენება ხორციელდება ამ კრიტერიუმების მიხედვით.

წინადადებების მოთხოვნა.

აუქციონის ან კონკურსის გამარჯვებულები შეირჩევიან მომსახურების ფასისა და ხარისხისთვის, რის შემდეგაც შეფასებულია თანამშრომლობის პირობები.

მიმწოდებლის მოძიების არასაკმარისი პროცედურა შესაძლებელია მხოლოდ ერთ შემთხვევაში - ბაზარზე მხოლოდ ერთი კომპანია გთავაზობთ საჭირო პროდუქტს ან მომსახურებას.

ნაბიჯი 3: მოლაპარაკება და ხელშეკრულება

მიმწოდებლებთან მოლაპარაკებები დაყოფილია შემდეგ ეტაპებზე: მომზადება, კონტაქტის გაცვლის, ინფორმაციის გაცვლის, შეთანხმებების მიღწევას, გარიგების დახურვას და ანალიზს.

წარმატების მისაღწევად, თქვენ უნდა გცოდნოდათ თქვენი მიზანი და გამყარებაში მას, შეისწავლეთ ბაზარი, შეინარჩუნოთ ემოციური ბალანსი, მოლაპარაკებების შედეგები გაყიდვისა და შესყიდვის ხელშეკრულების ხელმოწერით.

მიმწოდებელთან ხელშეკრულება განსაზღვრავს: პროდუქტის / მომსახურების ზუსტ სახელს, მის რაოდენობასა და პარამეტრებს.

საქონლისა და მომსახურების გაცვლის სპეციალური ტიპი არის ხელშეკრულების შესყიდვების პროცესი. ამ შემთხვევაში, მომხმარებელს ყოველთვის სახელმწიფო (საბიუჯეტო ორგანიზაცია ან საჯარო ორგანო). საქონლის ან მომსახურების გადახდა სახელმწიფო ბიუჯეტიდან ხორციელდება.

ნაბიჯი 4: მიიღეთ საქონელი

საქონლის მიღებისთანავე, პასუხისმგებელი პირი ხელს აწერს მიღების დოკუმენტს (მომსახურების გაწევის საქონლის ან სამუშაოს შესრულების შესახებ). დოკუმენტები აფერხებს უფლებამოსილი თანამშრომელი, რომელიც ფინანსურ პასუხისმგებლობას ატარებს. საქონლის / მომსახურების ხარისხისა და რაოდენობის კონტროლი ხორციელდება მიწოდების ხელშეკრულების შესაბამისად ან მომსახურების გაწევისათვის.

საწყობში საქონლის მიღების პროცედურა კანონით არ არის რეგულირებული. სირთულეების თავიდან ასაცილებლად, დაიცვას შემდეგი წესები:

• პერსონალის საკმარისი რაოდენობის გამოყოფა საქონლის გადატვირთვა და საწყობში ტრანსპორტირება;
• ყოველთვის ნათლად მუშაობს ხელშეკრულებით;
• ყველა ფურცლის დამოწმება პასუხისმგებელი პირების ბეჭედებით ან ხელმოწერებით.

გზამკვლევი და ინვოისი ორი დოკუმენტია, რომელიც საქონლის მიღებისას უნდა მოხდეს.

გზამკვლევი შედგენილია ორ ასლში, მომხმარებელსა და მიმწოდებელს. არსებობს ორი ტიპის დოკუმენტი: Torg-12 ტვირთის შენიშვნა (შეიცავს პროდუქტის მონაცემებს, მის რაოდენობას, მის რაოდენობას და ფასს) და გადაზიდვის სლიპი (მოიცავს ინფორმაციას მარშრუტის შესახებ, თუ მანქანა იყო).

ინვოისი შედგენილია მომხმარებელზე ერთ ასლში. ის ადასტურებს, რომ საქონელი გადაეცა და გადახდილი. გამარტივებული საგადასახადო სისტემის ქვეშ მოქმედი ორგანიზაციების ინვოისი არ არის საჭირო. ისინი, ვინც დღგ-ს გადაიხდიან, უნდა შეინარჩუნონ ისინი დეკლარაციაზე და შეამცირონ გადასახადების ოდენობა.

ნაბიჯი 5: შესყიდვის გადახდა

საქონლის წარმატებით მიღების შემდეგ ორგანიზაციის საბუღალტრო დეპარტამენტი აღიარებს მიმწოდებლისთვის გადასახდელი ანგარიშების არსებობას, რომელიც დაფარავს ხელშეკრულებით დადგენილ პირობებში.

პასუხისმგებელი თანამშრომელი ამოწმებს შემომავალი ინვოისის პარამეტრებს და აგზავნის მას მენეჯერს დასამტკიცებლად. კომპანიის ხელმძღვანელი ამტკიცებს ინვოისს შესაბამისი დოკუმენტის ხელმოწერით. ამის შემდეგ, გადახდის წესი გენერირდება.

ხშირად დასმული კითხვები

რა არის ძირითადი კონცეფციები და ნაბიჯები ERP სისტემებში შესყიდვების პროცესის მოდერნიზაციაში?

ERP– ში შესყიდვების მოდერნიზაცია გულისხმობს შესყიდვების ციკლის ციფრულ ციფრულობას, მიმწოდებლის მონაცემების ინტეგრირებას, დამტკიცების სამუშაოების ავტომატიზაციას და გადაწყვეტილების მიღების ანალიზის გამოყენებას.