Guia de Processos Moderno: Conceitos e Passos

O processo de aquisição começa a partir do momento em que a organização precisa de um material, produto ou serviço do lado de fora. Assim que a necessidade é definida e formulada, sua formalização é realizada. Como resultado, parâmetros específicos dos necessários são determinados. Ao mesmo tempo, o equilíbrio de preço / qualidade é muito importante, porque se as características do objeto de aquisição forem superestimadas, a organização incorrerá em perdas, se forem subestimadas, o processo de trabalho não será ajustado.

Uma atividade de aquisição bem organizada permite monitorar constantemente as necessidades da organização, de modo que os armazéns não transbordam e, ao mesmo tempo, não criam escassez de bens, e os serviços não são desperdiçados.

Qual é o processo de aquisição?

A aquisição é um processo holístico que consiste em vários estágios. As regras de acordo com as quais são realizadas são reguladas pela legislação atual. O regulamento estatal garante a existência de condições em que a concorrência aberta e a protecção dos direitos das partes é possível.

O processo moderno de compra geralmente começa com um comprador reconhecendo a necessidade de um produto e preparando uma especificação.

E o processo de fornecimento baseado no mercado por meio de seleção ou licitação ajuda a determinar o produto e o fornecedor certos. O processo de aquisição é bastante complexo e multinível.

Como regra geral, um funcionário separado é responsável por organizar e realizar compras na empresa. Menos comumente, um departamento. O objetivo de seu trabalho é sincronizar o processo de aquisição com as necessidades de mudança da empresa e garantir sua continuidade.

As tarefas atuais que o processo de aquisição deve resolver incluem:

• Criação de ações;
• procurando e estabelecendo contatos com fornecedores confiáveis;
• controle sobre a razoabilidade das despesas.

Melhores práticas no processo de aquisição

Existem três principais práticas de aquisição para monitorar com sucesso a disponibilidade de mercadorias e a prestação de serviços:

• compra regular do necessário em pequenos lotes / por um curto período de tempo;
• compra em um lote grande / por muito tempo;
• compra de mercadorias e serviços de pedidos pontuais, conforme necessário.

Nesse caso, um dos esquemas populares para organizar todo o processo pode ser usado:

1. Tradicional. Um estoque de mercadorias é criado / um contrato para a prestação de serviços é elaborado por um período que excede o requerido. Garante a prestação da empresa com o necessário, mas leva a uma superexpressão de recursos e sobrecarga de armazéns.
2. Do inglês apenas no tempo - apenas a tempo. Serviços e bens chegam a demanda, em quantidades limitadas e em um determinado momento. Os estoques são minimizados ou nil.
3. Do inglês Requisito de material de material - planejando a necessidade de materiais. O volume de compras é ajustado dependendo da demanda por bens e serviços, aumenta e diminui na proporção a ele.
4. Da produção produção magra - produção magra. Significa reduzir os custos em todas as etapas, desde a produção de mercadorias até a compra de materiais.

Estágios do processo de aquisição

Qualquer processo de aquisição consiste em três grandes blocos: Processando as necessidades da organização a partir do momento da encomenda para o pagamento, atualizando catálogos de informações e trabalho regular obrigatório. Além disso, os erros devem sempre ser analisados.

Etapa 1. Determinação das necessidades

A necessidade de um produto ou serviço é formalizada por meio de um aplicativo interno oficial, atribuído um número único. Este documento se torna a base legal para todas as ações subseqüentes.

Passo 2: Escolhendo um fornecedor

Todos os procedimentos de seleção de fornecedores são divididos em dois grandes grupos: competitivos e não competitivos.

A seguir, são competitivos:

Pedido de cotações.

Os fornecedores submetem suas ofertas anonimamente. Aquele que atende a todos os requisitos e tem o menor preço é escolhido. O perigo desse método é que ele não leva em conta a experiência do fornecedor, a qualidade do equipamento para a instalação, as qualificações de especialistas e outros fatores importantes.

Leilão.

Implica a negociação em vários estágios. O aplicativo vai para aquele que oferece o preço mínimo. Outros fatores não são considerados.

Concurso.

Leva em conta a qualidade dos serviços, a reputação do fornecedor e o preço. O fornecedor é selecionado como resultado da análise da documentação do concurso em três etapas, em cada uma das quais a seleção e a triagem dos participantes são realizadas de acordo com esses critérios.

Pedido de propostas.

Os vencedores do leilão ou competição são selecionados para o preço e qualidade dos serviços, após os quais são avaliados os termos de cooperação.

Um procedimento não competitivo para encontrar um fornecedor é possível apenas em um caso - apenas uma empresa no mercado oferece o produto ou serviço exigido.

Passo 3: Negociação e Contrato

As negociações com um fornecedor são divididas nas seguintes etapas: preparação, fazendo contato, troca de informações, atingindo acordos, fechando um acordo e analisando.

Para que o processo seja bem-sucedido, você precisa saber claramente seu objetivo e cumprir, estudar o mercado, manter um equilíbrio emocional, documentar os resultados das negociações assinando um contrato de venda e compra.

O contrato com o fornecedor especifica: o nome exato do produto / serviço, sua quantidade e parâmetros.

Um tipo especial de troca de bens e serviços é o processo de aquisição de contrato. Neste caso, o cliente é sempre o estado (organização orçamental ou autoridade pública). O pagamento por bens ou serviços é realizado a partir do orçamento do Estado.

Etapa 4: receba as mercadorias

Após o recebimento das mercadorias, a pessoa responsável assina o documento de aceitação (fatura para bens ou ato de trabalho concluído para serviços). Os documentos são carimbados por um funcionário autorizado que possui responsabilidade financeira. O controle sobre a qualidade e a quantidade de bens / serviços é realizado de acordo com o contrato de fornecimento ou para a prestação de serviços.

O procedimento de aceitação de mercadorias no armazém não é regulado de forma alguma por lei. Para evitar dificuldades, observe as seguintes regras:

• alocar um número suficiente de pessoal para descarregar as mercadorias e transportá-los para o armazém;
• trabalhe sempre claramente sob o contrato;
• Certifique todos os papéis com as vedações ou assinaturas das pessoas responsáveis.

O Waybill e a fatura são dois documentos que terão que ser tratados durante a aceitação das mercadorias.

O Waybill é elaborado em duas cópias, para o cliente e o fornecedor. Existem dois tipos de documentos: a nota de consignação de Torg-12 (contém dados sobre o produto, sua quantidade e preço) e o deslizamento de envio (inclui informações sobre a rota, se houvesse uma entrega de carro).

A fatura é elaborada em uma cópia para o cliente. Ele confirma que as mercadorias foram entregues e pagas. Não é necessário elaborar uma fatura para organizações que operam sob o sistema de tributação simplificada. Aqueles que pagam o IVA devem mantê-los para anexar à declaração e reduzir a quantidade de impostos.

Passo 5: Pagamento de compra

Após a aceitação bem sucedida das mercadorias, o departamento de contabilidade da organização reconhece a presença de contas a pagar ao fornecedor, que é reembolsado dentro dos termos estabelecidos pelo contrato.

O funcionário responsável verifica os parâmetros da fatura recebida e envia para o gerenciador para aprovação. O chefe da empresa aprova a fatura assinando o documento correspondente. Depois disso, uma ordem de pagamento é gerada.

Perguntas Frequentes

Quais são os principais conceitos e etapas envolvidos na modernização do processo de compras nos sistemas de ERP?

A modernização de compras no ERP envolve digitalizar o ciclo de compras, integrar dados de fornecedores, automatizar fluxos de trabalho de aprovação e utilizar análises para a tomada de decisão.